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档案数字化服务流程全自动扫描机器人
 

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  档案数字化服务流程

  接收出库档案→制作并填写档案整理登记表→检查页码→标注页码→档案目录录入→目录审核→目录质检→拆卷→熨平档案→修补档案→不拆卷扫描→图像处理→图像质检→数据挂接校对→归还档案→刻录光盘与备份等。

  (一)接收出库档案

  1.中标单位按采购单位的数字化计划和数字化工作进度,有计划地向采购单位提出数字化档案的调卷申请,每批次调卷数量不得超过300卷,在数字化加工线上的档案总量不超过3000卷。对采购单位检查发现的目录录入、图像扫描、图像处理、数据挂接、装订档案等加工质量问题,中标单位未及时整改,线上档案总量达到限额的,采购单位停止调卷出库。

  2.中标单位严格办理需数字化档案资料的出库接收工作手续,建立严密的交接程序,逐卷(件)清点,做好接收记录,档案出库、接收工作由采购单位、中标单位各派一名经办人员负责,双方签字确认。

  (二)数字化前处理

  1.制作档案整理工作登记表,对档案数字化前整理的过程一一进行登记,包括档案分件、页码标注、目录审核修改、页面修整、档案幅面大小、折算数统计(纸张幅面为A3的按2张A4折算,幅面为A2的按4张A4折算,以此类推)等情况,作为数字化其他工作环节的依据。根据采购单位的规定,区分扫描件和非扫描件。

  2.中标单位对档案页码完整性进行检查,对错码或漏码的档案需逐页按要求进行标注页码,区分每件档案的起止页号,且检查档案错编、漏编的页码是否按采购单位的要求进行标注。

  3.所需加工的档案案卷没有建立文件目录数据库的,按照《档案著录规则》( DA/T18—1999),依据档案实体逐一进行目录著录。

  4.核实档案目录著录内容的准确性、完整性,如有不规范、错误的文件题名、责任者、档号、起止页号、文件时间、密级等,或是著录的项目信息不完整的,应依据档案实体对目录数据进行修改、补充。

  5.按采购单位档案扫描的要求,中标单位按规范要求进行拆卷,拆卷不得损坏、遗失原始档案。拆卷需逐页清点案卷张、页数,去除金属装订物,务必保持档案完整无损,不得人为恶意损害档案,档案中的精装书籍及成精装书籍状装订、使用胶水粘贴、衣车缝制等不得强行拆散。

  6.对页面折皱不平的档案纸面进行平整处理,以消除折角、皱褶及遮字等现象,确保档案扫描质量。

  7.对档案的破损、霉坏等需修复的案卷作出评定,并交由采购单位核实、填写备考表,并在档案破损情况登记表登记说明情况,能够扫描的先扫描,贴边、档案页面撕裂等破损不严重的按采购单位要求进行修补处理后扫描,对破损严重无技术能力进行修复的,应先登记并与采购单位协商解决。

  (三)不拆卷扫描

  1. 纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储,分辨率为300DPI及以上,无压缩,对于案卷中出现字迹较小、较密集等特殊情况,分辨率应为400DPI及以上;对于纸质档案中出现的照片,采用600DPI及以上分辨率进行扫描,存储为彩色TIFF文件格式。 例如iscan系列非接触式档案扫描仪和kabis全自动档案扫描机器人.

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  2.扫描前应先对案卷进行预处理。保证纸张的平整、抚平边角,避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。根据档案的实际情况纸张质地、底色、薄厚程度等因素。

  3.扫描图像的顺序与计算机目录著录顺序一致,与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致,不可颠倒;不能有漏页和重页,保证电子图像的完整齐全。

  4.扫描后的图像文件要页面要端正,无扭曲,保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

  5.对于档案中的“筒子页”,应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页部分档案包含超出A3幅画的图纸材料,在不损坏原档案的原则下可以采用小幅面扫描后图像拼接方式处理

  6.遇有浮贴时,浮贴加原页扫1页,浮贴揭开后原页扫1页,若有多张浮贴重叠,每张浮贴均需单独扫描。

  (四)图像处理

  1.采用Photoshop图像处理软件进行图像处理操作。

  2.对扫描后形成的图像文件进行调整页边距、旋转、纠偏等图像优化工作,保证处理后的图像清晰端正而且有效信息与档案资料完全一致。

  3.对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,影像偏斜不得超过1度,以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原,以符合阅读习惯。纠偏不允许切除档案原有页面。

  4.对图像页面中出现的不属于档案原件的、影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等,应查明出现原因,如可通过去污处理不影响档案原貌的,可直接处理;如影响档案原貌的,应重新扫描。

  5.对扫描的图像应去除不属于档案原页面的无内容、多余的边,裁边应在距页边最外延至少2至3毫米。

  6.字迹洇透:在不影响档案原貌的情况下采用字迹锐化的功能,清晰字迹笔画。

  7.图像深浅不一:在不影响档案原貌的情况下采用平衡功能,调整图像深浅一致。

  (五)图像拼接

  采用Photoshop图件处理软件在不损坏原档案的原则下对档案页面超过A3幅面并采用分幅面扫描形成的多个图像文件,以拼接方式进行无缝拼接成单页,拼接后应与档案原件核实,确保拼接无误、无明显拼接痕迹,保证数字化图像的整体性。

  (六)图像质检

  1.图像质量应达到图像完整、清晰,色彩不失真,无不属于档案原件的黑边(或灰、白边)和污点,图像不偏斜或倒置,符合正常阅读习惯。

  2.检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性,发现不符合图像质量要求的应进行图像处理,因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时,应重新进行扫描。

  3.扫描图像的排列顺序与档案原件一致,发现不一致时应进行调整;发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像。

  (七)数据挂接校对

  1.扫描后的图像文件按国家档案局、自治区档案局数字化标准规范命名。

  2.制作和挂接目录要求中标单位加工系统能自动进行条目与原文的自动挂接。

  3.中标单位须将制作的成品图像数据导入采购单位档案管理系统中,进行数据库挂接和检查工作。 4.由中标单位负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。

  5.成品图像准确率:100%(顺序准确、不多页少页、保持档案原貌;图像清晰度达到方便阅读要求;图文挂接准确);图像索引数据匹配准确率:100%;索引数据库挂接准确率:100%。

  6.采购单位对档案目录信息、挂接数据与原始档案进行核对发现质量问题时,有权单方要求中标单位重做。

  (八)装订档案及质检

  档案扫描完成后,要进行细致认真地整理装订。具体整理装订要求如下:

  1.遵循尽可能保持档案原貌的原则,对扫描后的档案进行装订。

  2.装订档案须在完成图像扫描、处理、质检,经采购单位检查通过后进行。

  3.装订前要逐页清点档案,按原卷内文件的排列顺序进行排列,使用原装订孔恢复装订或根据采购单位要求改变原装订方法。

  4.对无装订边,或原装订边距过小的档案,适当采用档案修裱专用纸张及浆糊进行托边处理后再装订。

  5.装订务必确保档案排列顺序正确、装订牢固,无脱页、无页面倒置、无多余装订孔、无装订边或装订线压文字等情况。如遇特殊情况须与采购单位的协商装订并在档案备考表说明情况。

  6.对于装订时某些页面必须进行折叠的情况,应以尽可能地减少折痕数为原则,能不折叠就尽量不折叠。

  7.档案装订,应遵循“两对齐”要求,即装订线一侧边缘对齐,档案内页下边缘对齐。

  (九)归还档案

  1.完成同一批次接收出库档案的数字化并质检通过后,中标单位将该批次档案及时、如数归还采购单位,不得长时间滞留数字化加工现场。

  2.归还档案前要逐卷(件)清点,按出库时的排列顺序排序,经采购单位、中标单位的经办人员确认档案完整齐全后,双方签字确认。

  (十)刻录光盘与备份

  1.档案数字化加工形成的全部数字档案和电子目录所有权属采购单位所有,中标单位须按采购单位的要求进行数据的备份、迁移、删除等。

  2.刻录数据所用光盘应经采购单位认可,按采购单位要求组织刻录数据、标注光盘封面及盘面。

  3.完成扫描加工服务后,中标单位根据接收出库档案台账提交规范编目的无压缩成品图像数据和目录数据国际档案级蓝光光盘3套(必须为著名品牌金盘)。

  (十一)数据验收要求:

  1.目录数据库与图像文件挂接错误,卷内目录不完全对应,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为"不合格"。

  2.档案装订:检查所有档案的装订还原情况,差错率≤1‟。

  3.扫描图像:漏扫率≤0.2‟。

  4.图像质量:图像质量情况完好率99%。

  5.格式封装:图像文件的命名差错率≤1‟。

  6.目录核对、著录、完善、打印(含装订):以文件为单位,关键字段(题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等)正确率100%,其余字段录入错误率≤5‟,卷内文件目录打印格式、内容准确无误。

  7.条目与图像挂接:挂接正确率100%。

  8.档案原始材料:100%不缺失。

  (十二)扫描图像验收标准

  1.扫描色彩模式: 全部档案均采用彩色模式进行扫描。

  2.图像存储格式为JPG格式,扫描分辨率参数不低于300 dpi。

  3.扫描图像页面与档案实际页面相符,无内容丢失、无增加信息,无黑边、无污点;页面端正、无倾斜,无卷曲、无折痕。

  4.扫描图像的画幅数与应扫描档案的画幅数一致,无漏扫、重扫或多扫。

  5.不能一次性完成扫描的A3(含)以上幅面档案,须釆取分幅扫描而后拼接的方法获得单一图像,拼接后图像与档案原件在视觉上完全一致,无拼接痕迹。


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